在MS Excel功能區索引標籤中的Right PDF增益集可以讓您快速又簡單的建立PDF檔案和變更轉換設定。您可以依個人喜好選擇轉換整份活頁簿或僅數頁工作表。

建立PDF

  1. 開啟一個要轉換為PDF的Excel檔案。

  2. 在Excel功能區索引標籤中選擇Right PDF＞建立PDF。

  3. 您可選擇「轉換為PDF」或「轉換為PDF並傳送電子郵件」。

選擇「轉換為PDF」：

    • 在「轉換為PDF」對話方塊，您可以選擇轉換整個活頁簿或僅限所選取的工作表。

      • 「整個活頁簿」：轉換整個活頁簿。

      • 「工作表」：轉換選定的工作表。要選擇多張時可按下Ctrl鍵，然後按一下「新增」將他們加入「PDF的工作表」清單中；若要新增所有工作表至清單中可按一下「全部新增」。

    • 按一下「轉換」，然後命名結果PDF並儲存於指定的位置。

選擇「轉換為PDF並傳送電子郵件」：

    • 您可將文件轉換為PDF並加入為電子郵件的附件。指定要轉換的工作表並按一下「轉換」，然後命名結果PDF並儲存於指定的位置。

    • 當轉換完畢時，將會開啟您預設的電子郵件應用程式。您只要輸入收件者、主旨便可傳送PDF附件。

變更PDF轉換設定

  1. 選擇Right PDF＞建立PDF＞設定。

  2. 在Right PDF Excel對話方塊中，依您所需調整轉換設定，然後按一下「確定」：

  • 設定：在Right PDF Excel對話方塊中，勾選「新增書籤至PDF」、「新增註解至PDF」和／或「新增連結至PDF」並指定「目標文件儲存路徑」後按一下「確定」：

    • 新增書籤至PDF：從Excel檔案新增書籤。

    • 新增註解至PDF：從Excel檔案新增註解。

    • 新增連結至PDF：從Excel檔案新增連結。

    • 完整路徑名稱：賦予目標文件完整的路徑，包含硬碟字母。若您移動檔案將會毀損連結。

    • 相對路徑名稱：賦予目標文件相對的路徑。您可以移動連結而不影響他們的有效性。

    • 總是設定目標文件的副檔名為*.pdf：勾選會使所有跨文件連結的目標檔案都擁有PDF副檔名。例如，若您建立一個連結到名稱是docx的Word檔案，在結果PDF連結中名稱將會變更為xxx.pdf。

    • 轉換整個工作簿：將所有的工作表轉換並合併為一個PDF文件。若未勾選，當按一下「轉換為PDF」時將會提示您須指定所要轉換的工作表。

  • 進階設定：勾選「嵌入中繼資料」會在結果文件內容嵌入例如作者、標題等中繼資料，讓接收者可以透過「文件內容」存取資料。若要檢視和編輯進階設定，按一下「進階設定（Right PDF）」並選擇下列選項：

    • 一般：您可以控制紙張大小、頁面配置、解析度、灰階列印和在轉換後是否要檢視輸出檔案。

      • 頁面大小：選擇「標準尺寸」並從從下拉式選單中選擇紙張大小，您可以按一下「新增…」以自訂新的紙張大小或編輯現有的尺寸。另外您可以選擇「自定尺寸」來設定紙張大小。

      • 方向：選擇「直向」或「橫向」。

      • 解析度：解析度會影響字元間距、分行符號、影像品質。從下拉式選單中選擇：螢幕（72）、低（150）、中（300）、高（600）、1200或2400。解析度越高則檔案越大。較低的解析度通常用於在螢幕上檢視，但若要列印高品質紙本或較佳的字元定位，請至少選擇高（600）解析度。

      • 縮放比例：選擇縮小或放大文件。縮放比例範圍為從1至1000％。若要縮小頁面文字和影像，輸入小於100的數值；要放大則輸入大於100的數值。

      • 灰階列印：勾選將使結果PDF檔案變為灰階。

      • 檢視結果PDF：轉換完畢時，開啟結果PDF。

    • PDF設定：提供「相容性」、「字型嵌入」、「壓縮」、「安全性」、「浮水印」、「目標」、「文件設定」和「每張多頁」的設定。按一下控制列旁的「進階...」以便檢視或編輯設定。

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