PDF の編集困難による生産力低下

以前から OiV の従業員は「従来のやり方」 으で PDF の編集操作を行っていました。つまり、まずPDF を編集可能な形式に変換し、内容を編集した後再度 PDF に変換します。このやり方は処理するドキュメントの量が少ない時にはまた行けますが、OiV の事業規模の拡張とともにドキュメントの量も益々増えて来るため、管理者は PDF 変換を加速し、編集プロセス全体をよくするための新しいワークフローの導入が必要であると意識しました。

大きい添付ファイルによる格納領域不足危機

OiV は通常毎日20 件ほどの顧客メールを処理しています。顧客と迅速かつ効果的にコミュニケーションをとるために、スタッフは通常お客様がよく理解できるよう返信メールにドキュメント、チャート、グラフィック、イメージを添付する傾向があります。しかし、送受信する電子メールの添付ファイル数が日々増える状況とともに、OiV と顧客のメール サーバーはその負荷にだんだん耐えなくなって来ました。エンジニア Antonia Japunčić は当時の状況を思い出しながらこう言いました。「お客様のメール ボックスのスペース負荷を効果的に軽減するためには、当社のヘルプ資料のサイズを縮小する必要がありました。」

標準化されていない PDF ソフトによる問題

Gaaiho PDF Suite TSLで会社の PDF ソフトウェアを標準化する前に、OiV は複数の他社 PDF 製品を社内のコンピューターにインストールしてアクティブ化し、使用していました。IT 担当者はソフトウェア資産の管理や製品の使用が各自の利用規約に符合しているかの確認に大変苦労しました。ソフトウェアのメンテナンスが難しい上に、彼らはソフトウェアへの投資が最大限に活用されていないことに気付きました。多くのユーザーはソフトウェアを偶にしか使用しないにも関わらず、同じくライセンスを占めています。OiV にとってハイ コストパフォマンスで、全社の PDF に対するすべての要望を満たせる単一のソリューションで組織全体のソフトウェアを標準化し、ワークフローを統一させることが最優先的でした。

OiV は、 2015 年末に Gaaiho PDF を導入してからドキュメントの処理がこれまで以上に高速化されました。ターミナル サーバーライセンス(同時アクセス)は IT 部署の管理負担を軽減するだけでなく、ユーザーが企業ネットワーク内のとこからでもリモートでソフトウェアにアクセスできるようになりました。

【 変換、編集が迅速で簡単 】

Gaaiho PDF Converterを使用することで、現在従業員は迅速で正しく PDF を編集可能な他の形式に変換することができます。ユニックな一括変換機能は、1回で大量のドキュメントを処理する以外、ユーザーの作業に影響を与えず、バックグラウンドで動作することができます。ファイルの一括変換以外にも、一連の異なるアプリケーションの代わりに基本的なテキストとイメージの編集を１か所で行うことができます。 OiV の研究員は Gaaiho PDF Suite の「テキストとイメージを編集」機能を使用して PDF 内のオブジェクトを調整し、テキストを編集することで、効率を向上させるだけでなく、以前その 作業にかかっていたかなりの時間を他の業務に専念することができます。

【 ファイル サイズを制御 】

必須ではないドキュメント データを削除したり、イメージを圧縮したりすることで、PDF のファイル サイズを簡単に縮小し、メール サーバーの負荷を軽減し、ネットワークの一般的な速度を向上させることができます。OiV 従業員は大量のイメージを含む PDF を圧縮するために、[ファイルサイズを縮小]機能をよく使用してします。イメージの圧縮レベルはスライダーバーで調整できますので、イメージの画質とファイル サイズの比率を指定することができます。さらに、[ドキュメントの検査] 機能はドキュメントを提出する前に PDF から削除されたデータ、不要なコメントやしおりなど(削除されていると思うデータは、永久に削除されず実際にはまだ残っています)を永久に削除することができます。今、 OiV の従業員たちはファイル サイズが常に許容範囲内にあることを知り、ドキュメントの処理を簡単に行うことができます。

【 中央集中型の展開でコストを低減 】

Gaaiho PDF Suite ターミナル サーバー ライセンス(TSL)は、OiV のリモート ベースのインフラストラクチャに適応するだけでなく、ソフトウェアのコストを大幅に削減しました。伝統的のソフトウェアの使用は、個々のコンピューターにソフトウェアをインストールしてアクティブ化する必要がありますが、ターミナル サーバーはすべてのデスクトップではなく、サーバーでのみインストールするため、ユーザーの日常業務に影響しません。また、中央集中展開では、管理する必要があるのは数台のマシンだけで、ＩＴ部門の業務が楽になりました。ユーザーは認証されたコンピューターに限定されずに、企業ネットワーク内の任意の端末から Gaaiho PDF Suite にアクセスすることができます。ビジネス データ システム部マネージャー Tihomir Stojanović が言いました。「このソフトウェア(Gaaiho)を購入することで、大量 のPDF ドキュメントを使用して日々の業務を行うために必要な機能をすべて取得しました。従業員達はプログラムが提供する機能に非常に満足しており、好評を得ています。」