利用MS Word功能區索引標籤中的Right PDF增益集，可以快速又簡單地建立PDF檔案和變更轉換設定。

建立PDF

  1. 在MS Word中開啟一個要轉換為PDF的檔案。

  2. 在Word功能區索引標籤中選擇Right PDF。

  3. (選擇性) 按一下「設定」 以變更PDF的轉換設定。

  4. 您可選擇「轉換為PDF」 或「轉換為PDF並傳送電子郵件」：

    • 選擇「轉換為PDF」：直接將目前文件轉換成PDF文件並儲存在指定的位置。

    • 選擇「轉換為PDF並傳送電子郵件」：若要作為電子郵件附件寄出，您可將文件轉換為PDF並作為電子郵件的附件。當轉換完畢時將會開啟您預設的電子郵件應用程式，然後您只要輸入收件者、主旨便可傳送附加的PDF文件。

變更PDF轉換設定

調整轉換設定以決定是否在結果PDF產生書籤、連結、註解和標籤。

  1. 選擇Right PDF＞Right PDF＞設定。

  2. 在Right PDF Word對話方塊中，依照需求設定轉換後按一下「確定」：

在結果PDF產生書籤、連結、註解和標籤。勾選以便確保所有的設定都有效。

書籤：呈現目前文件所含的樣式和等級。在書籤欄位之中，您可以勾選欲轉換為書籤的樣式的核取方塊，然後再為個別樣式決定書籤的等級。按一下等級就能變更數字。

連結：幾乎所有的Word文件連結都能轉換為PDF連結，包括註腳和章節附註連結、跨文件連結、網際網路連結和交互參照連結。

  • 註腳和章節附註連結：勾選以轉換Word的註腳和章節附註連結至PDF連結。

  • 跨文件連結：跨文件連結讓您可以存取其他的文件。勾選以轉換Word連結至PDF連結，您可以決定目標文件儲存路徑的方式：

    • 完整路徑名稱：賦予目標文件完整的路徑，包含硬碟字母。若您移動檔案將會毀損連結。

    • 相對路徑名稱：賦予目標文件相對的路徑。您可以移動連結而不影響他們的有效性。

    • 總是設定目標文件的副檔名為*.pdf：勾選會使所有跨文件連結的目標檔案都擁有PDF副檔名。例如，若您建立一個連結到名稱是xxx.xls的Excel檔案，在結果PDF連結中名稱將會變更為xxx.pdf。

  • 網際網路連結：勾選它將會自動轉換所有的網際網路URL網址為PDF連結。

  • 交互參照連結：交互參照連結讓您可以跳至在目前文件中特定的位置。勾選它能轉換這些連結為PDF連結。

  • 類型／樣式／色彩：為連結矩形自訂類型和色彩，並決定邊線為實線或虛線。

  •  

  • 連結區域醒目提示方式：決定當使用者在產生的PDF檔案中按下連結時的行為。選擇「無」則無醒目提示，或者可選「外框」、「反轉」或「內縮」來醒目提示連結。

  • 目標頁面在視窗中顯示方式：指定目標頁面在視窗中顯示的方式。

註解：顯示目前文件上註解的作者們。您可以利用作者名稱旁的核取方塊來決定是否要將他的註解遷移至產生的PDF中。然後您可以為特定的作者指定註解遷移後的顏色與呈現方式。

  • 轉換Word註解為PDF註解：勾選以便將特定作者的註解遷移至產生的PDF檔案。所有遷移至PDF檔案的註解都會呈現在「註解」面板上。

  • 註解／作者名稱／狀態／色彩：在「註解」欄位，個別勾選核取方塊以指定欲轉換註解的作者。在「狀態」欄位選定在開啟產生的PDF中註解呈現的方式。按一下「狀態」並從下拉式選單中選擇「關閉」或「開啟」：「開啟」會快顯註解的內容，「關閉」僅呈現註解圖示。

  • 轉換Word文字方塊為PDF文章：在Word中產生的「已連結的文字方塊」將決定頁面配置複雜的文件閱讀順序，而「文章」之於PDF也是同樣作用。勾選本項可轉換自訂的閱讀順序至產生的PDF，讓您可以依照想要的順序瀏覽頁面內容。

標籤：從目前的Word文件建立一個附有標籤PDF檔案。

  • 在進階設定選擇PDF/A時建立PDF/A標籤內容：若您從「相容性」下拉式選單中選擇任何一種「PDF/A」選項（選擇「進階設定＞進階設定」（Right PDF）＞PDF設定＞相容性），PDF/A文件內容將會附上標籤。

  • 建立PDF標籤：選擇以建立標記PDF。

    • 「從文字方塊建立標籤」：選擇以標記文字方塊。

    • 「從圖形建立標籤」：選擇以標記圖形物件。

    • 「從內嵌圖形建立標籤」：將內嵌圖形，例如圖表或美工圖案，加入所產生PDF的標籤結構中。

進階設定：勾選「嵌入中繼資料」會在結果文件內容嵌入作者、標題等中繼資料，讓接收者可以透過「文件內容」存取資料。若要檢視和編輯進階設定，按一下「進階設定（Right PDF）」並選擇下列選項：

  • 一般：您可以控制紙張大小、頁面配置、解析度、灰階列印和在轉換後是否要檢視輸出檔案。

    • 紙張大小：選擇「標準尺寸」並從從下拉式選單中選擇紙張大小，您可以按一下「新增…」以自訂新的紙張大小並新增到清單中或編輯現有的尺寸。另外您可以選擇「自定尺寸」來設定紙張大小。

    • 頁面方向：選擇「直向」或「橫向」。

    • 解析度：解析度會影響字元間距、分行符號、影像品質。從下拉式選單中選擇：螢幕（72）、低（150）、中（300）、高（600）、1200或2400。解析度越高則檔案越大。較低的解析度通常用於在螢幕上檢視，但若要列印高品質紙本或較佳的字元定位，請至少選擇高（600）解析度。

    • 縮放比例：選擇縮小或放大文件。縮放比例範圍為從1至1000％。若要縮小頁面文字和影像，輸入小於100的數值；要放大則輸入大於100的數值。

    • 色彩：選擇列印時使用的色彩配置(色彩、灰階或黑白)。

    • 檢視結果PDF：轉換完畢時，開啟結果PDF。

PDF設定：提供「相容性」、「字型嵌入」、「壓縮」、「安全性」、「浮水印」、「目標」、「文件設定」和「每張多頁」的設定。按一下控制列旁的「進階...」以便檢視或編輯設定。

注意：若在您所指定的位置已有同名的檔案，將會提示並依照您的指示處理。

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