世界最大で最も成功した電源企業の一社として、アーティセン エンベデッド テクノロジーズは、すでに PDF の優れたコメント処理とセキュリティ機能を十分認め、会社内の大量なドキュメントワークフローに PDF を使用した会社です。最初は、 Adobe® Acrobat® を使用しましたが、業務量とユーザー数の拡大により、管理者はその厳しいライセンス 条項と高い価格は需要の増加に対処できないことに気付きました。「そういう状況で、Acrobat を使用使用していたすべてのユーザーが簡単に切り換えることができるソリューションを探さなけばいけませんでした。」IT マネージャー Nelson 氏が振り替えます。 「インタネットから PDF ソリューションをたくさん見つけることができますが、厳密なテストと比較をした後、私たち IT チームはGaaiho PDF Suite が最適な選択であることに合意しました。」

Gaaiho PDF Suite を長年使用した後、最近大規模なシステム アップグレード計画は Gaaiho PDF Suite の最新バージョンを評価するようアーティセンを促しました。レビュープロセスを経て、IT チームは新バージョンの斬新な UI デザインと多くのコア機能についての改善を認め、香港、フィリピン、中国など 6 拠点、1000 以上のライセンスに対してアップグレードすることを決定しました。

アーティセンは、回路図に注釈を付ける、電子方法でドキュメントに署名など日常業務でGaaiho PDF Suite に依存します。組織内の多くの部門の中で、Gaaiho PDF Suite を使用して作業効率を向上させた開発部、購買/販売とドキュメント管理部3部門の導入経験を選択しました。

• • 主な業務：回路図デザイン
• • 使用機能：注釈、署名、ファイルを変換

分散型電源システム産業のリーダーとして、アーティセンは AC-DC、DC-DC、プロセッサーに適用のVRMなど広い範囲の電源製品を生産しています。これらの製品の品質を保証する原点は、精度とチームワークを重視する開発部があるからです。Gaaiho PDF Suite のコメント ツールとクイック アクセス ツール バーのカスタマイズで、エンジニアは迅速に回路図をマークアップとコメントを追加するだけでなく、各マクアップにはコメントの作成者、コメントの日時など重要な情報が含まれています。 「私たちは PDF のコメント機能の使用頻度が非常に高いです。カスタム クイック アクセス ツール バーは頻繁に使用する機能をすぐ実行できるようにします。」IT エンジニア Sam 氏は話します。 「さらに、他のチームがドキュメントの状態を一目で把握できるように、透かしを使用してドキュメントの状態を区別します」。

何ラウンドの編集とレビュー後、エンジニアリング責任者は最終ドラフトに電子署名して審査プロセス階層に提出します。各階層の審査官は承認と書名した後、次の階層の審査官に渡します。何回の厳しい審査を経て製品が同社の各基準を満たすことを保障します。このようなコラボレーション メカニズムに、電子署名は速度とペーパーレスの利点があるので、アーティセンにとって必要な機能です。

• • 主な業務：ドキュメント処理と内容レビュー
• • 使用機能：PDF の編集、作成、PDF を他の形式に変換

製造業の従業員にとって、ドキュメントに人為ミスが発生した場合は限られた時間内に内容を修正しなければなりません。ドキュメントを使用するすべての従業員が PDF を書き込み可能な形式に変換できる場合、業務の効率は自然に向上します。例えば、以前 PDF 形式の供給契約書を修正する時、ドキュメントは外部のベンダーによって作成されたので、仕入スタッフは内容を改めて Word に入力して修正しなければなりせん。しかし、今は PDF を直接 Word に変換することができますので、大量の時間を費やす必要はありません。

パッチで他の形式に変換する以外に、Gaaiho PDF Suite は驚くスピードでファイルを PDF に印刷できます。アーティセンは、PDF の使用率が高い従業員が約 200 名で、 契約書、見積書、受注、CAD 設計図や各種のデータシートなど毎日 2000 ドキュメントを作成しています。  「私は毎日10種類のドキュメント処理しています。一部は PDF に変更する必要があり、一部は PDF を他の形式に変更する必要があります。また、送信する前には修正する必要があります。」 と仕入部マネージャー Anna氏が話します。 「Gaaiho PDF Suite はこれらの作業を簡単かつ迅速に行えるようにします。私たちの期待と完全に一致します。」

• • 主な業務：アーカイブ前のドキュメント検査およびPDF変換
• • 使用機能：パッチド変換、ドキュメント検査

PDF は強化されたセキュリティ性、元のファイル書式を維持、ファイル サイズを縮小などの特性がありますので、アーティセンは PDF を電子ドキュメントをアーカイブするための標準形式として使用しています。各部門では毎日大量のファイルが生成されます。すべての内部ドキュメントが階層レビュープロセスを通過する時、ドキュメント管理部門は検査とアーカイブのためのコピーを受信されます。毎日、ドキュメント管理チームは書式、パラメーター、ページ番号や隠されたメタデータなどの項目が同社のアーカイブ基準を満たしているかをチェックし、承認されたファイルは PDF に変換してシステムにアップロードされます。 「PDF でドキュメントをアーカイブする利点は、元の書式を維持できます。」ドキュメント管理部シニア管理担当 Karen 氏が話します。 「また、 Gaaiho PDF Suite は不要なデータを削除し、PDF にパッチ変換できますので、アーカイブのプロセスを高速化するだけでなく、私たちの作業負荷を低減しました。」

Gaaiho PDF Suiteに切り替えることで、アーティセンはコストを削減し、並びに作業の効率を向上させただけでなく、Gaaiho PDF Suite の直感的なユーザーインターフェスにより、導入に必要な期間と労力を大幅に削減できました。通常、企業が新しいソフトウェアを導入する時、多くの場合IT 部門がトレーニングセッションを開き、技術サポートを提供する移行期間が必要です。しかし、Gaaiho PDF Suite はロジカルな機能分類と直感的な記号で、従業員はすぐにソフトウェアを使用することができます。 「Gaaiho PDF Suite の豊富な機能を使用してさまざまのドキュメントを処理することができます。それは私たちの予算の問題を解決し、今は生産性の向上に欠かせない要素となっています。」 と Nelson がまとめました