世界中の他のトップ研究機関と同じ、中央研究院は研究プロジェクトの数の増加に伴って毎日膨大な量のデータを生み出しています。PDFは任意のデバイスやオペレーティング上で正しく表示されるだけでなく、ファイルのサイズを縮小してストレージ スペースを節約することができますので、院内データのアーカイブと管理のための最適なフォーマットとなりました。しかし、IT 担当者は伝統的なソリューションではなく、斬新な方法で PDF を作成する必要があることに気づきました。 「従来のソリューションはまず HTML を PDF に変換して、その後PDFを単一ドキュメントに結合します。」と中央研究院 情報サービス担当者 Allen 氏が語ります。 「以前はファイル形式が比較的に少なかったが、今その方法は非常に非効率的になっています。さまざまなソリューションを探している途中に Gaaiho PDF Server を見つけました。」

中央研究院が必要とするソリューション：

• 1. 毎日大量のファイルを ISO 標準に準拠する PDF に変換
• 2. PDF への変換を自動的に実行
• 3. 生成した PDF を縮小してストレージスペースを節約
• 4. ソフトのメンテナンスと管理コストを削減

Gaaiho PDF Server は、大量のファイルを ISO 標準に準拠する PDF に変換できる ZEON の高度な PDF 変換ツールです。豊富で完全な変換設定以外、管理者はすべての接続と変換ジョブを簡単に監視することができます。Gaaiho PDF Server は次の使いしやすい三つの特徴があります：

簡単で、直感的な変換デザイン。クライエントはサーバーに接続後通常の Driver を操作するようにファイルを PDF に変換できます。

強大な自動化変換ツール。ウォッチ フォルダー内すべてのファイルを自動的に PDF に変換して、 4 つの「状態フォルダー」から変換結果を確認できます。

Gaaiho PDF Server は統合をサポートする唯一のソリューションです。想像を超えるスピードで大量のデータを国際標準規格に準拠する PDF に変換できます。

中央研究院では 1000名以上の研究者、管理スタッフ及び教育者が PDFの変換機能を必要とします。しかし、ユーザー毎にライセンスを購入すると、高い導入コストが発生し、長期的にもメンテナンスと管理の難しさにつながります。また、一部のユーザーは特定の期間中のみ PDF を生成する必要がありますので、従来のライセンス方法では合理的なコストパフォーマンスを実現できません。そのため、彼らはサーバー上でソリューションを展開し、中央で変換と結合の作業を行うのが最適なソリューションであると考えています。Allen 氏が述べたように 「 Gaaiho PDF Server は異なるファイル形式の変換をサポートするだけでなく、単一 PDF に結合することもできます。」 今は、ユーザーがファイルを変換センターに送信すると、すぐPDF ファイルを取得することができます。一方、IT 担当者は各学院、部門の 1000 台以上のコンピュータをメンテナンスする必要なく、2 台のサーバーのみをメンテナンスすることで管理を簡素化し、メンテナンス時間を大幅に短縮できました。

毎月、最大 1000 ファイルが各部門から電算センターへ送信されます。その量とリソースの合理的な配分を考えると、IT チームはメンテナンスに必要な人力が少ないソリューションを望んでいました。一方、センター内部の分析によると、ファイルのほとんどは、学術研究のプロジェクト ドキュメントであり、中には個人情報と大量なダイアグラム、グラフや図表が含まれています。従って、ファイルのサイズを自動的に制御することがワークフローの重要なカギとなります。

Gaaiho PDF Server のイメージ圧縮率調整機能を使用して、ユーザーは変換する前に出力ファイルのサイズをカスタマイズすることができます。システム管理者にとって、Gaaiho PDF Server は大量ドキュメントを自動的に管理でき、彼らは時々作業状状態をチェックすればよいので、他のタスクに専念することができます。しかも、Gaaiho PDF Server はより良い変換精度を提供するので、校正にかかる時間を削減できます。 「 Gaaiho PDF Server は、変換精度を向上させ、校正の時間を大幅に節約できました。」 Allen 氏が語ります。

現在、中央研究院は Gaaiho PDF Server を全面的に使用しており、迅速かつ高精度で毎日 ISO 標準に準拠した PDF を作成し続けています。研究機関はまた、大量の電子ドキュメントを共有、保存と維持し、重要な研究プロジェクトや国内の高等教育のために貢献し続けています。特に、中央研究院は Gaaiho PDF Server の展開の容易さと競争力のある価格に満足しています。Allen 氏は今回の製品統合について次のようにまとめます。「Gaaiho PDF Server の中央展開は、IT のメンテナンスと管理を容易にするだけでなく、全体的な調達コストを大幅に削減しました。」