編輯PDF困難導致生產力低落

以往OiV的員工們都習慣以所謂的「老方式」來編輯PDF文件，也就是反覆的將PDF轉成可編輯的格式、修改內容、再轉回PDF。當等候處理的文件數量稀少時，這種方式還算能令人接受；然而隨著OiV不斷擴大規模，文件數量也是與日俱增，使主管警覺到公司需要引入新的工作流來加速PDF轉換，並讓整個編輯經驗更加流暢。

超大附件引發空間不足危機

OiV通常每天會收到20封左右來自客戶的電子郵件，而為求溝通迅速、有效，員工們通常會加入文件、圖表、曲線圖、影像為附件，好讓客戶能快速理解他們的意思。但是當往返的電子郵件附件數量增多，OiV和客戶的郵件伺服器逐漸無法承受巨大的壓力。工程師 Antonia Japunčić回想當時情況，表示「我們真的很需要降低技術支援資料的大小，才能有效的幫助客戶減少信箱的負擔。」

未標準化PDF軟體問題多多

統一以文電通標準化全公司的PDF軟體之前，OiV曾經擁有不同廠牌且皆需在電腦上個別安裝與啟動的PDF軟體，讓IT人員們在管理軟體資產與確認符合授權協議上疲於奔命。除了維護軟體的困難之外，管理階層也注意到公司在軟體上的投資並未達到最大效益 - 不少的用戶只是偶爾需要使用軟體，卻與重度使用者相同地佔用了一個份額。對於OiV來說，當務之急就是尋找一個高C/P值且能滿足公司全部所需的PDF軟體，並藉之實施組織的軟體標準化，統一上下的作業流程。

OiV於2015年年底正式引進文電通，並顯著地加快了文件處理速度。終端伺服器(同步存取授權)不只降低了IT部門的管理壓力，更賦予了內部用戶能在公司網路內任何電腦上遠端使用軟體的能力。

【 轉換、編輯、輕鬆寫意 】

有了Gaaiho PDF Converter 坐鎮，員工們現在能迅速且精準地轉換PDF文件為其他可編輯的格式。獨具特色的批次轉換功能一次可以處理大量的文件，更能在背景運作，不打擾使用者正常辦公。除了轉換之外，基本的文字、影像編輯也能在同個軟體中完成，不需分別使用不同的程式。OiV的研調人員就是使用專業版的編輯文字與影像功能調整PDF文件中的物件並編輯文字，不但省下了可觀的時間，也能更專注地執行其他任務。

【 掌控檔案的大小 】

移除不必要的文件數據和壓縮圖片之後，PDF檔案大小不只降低，也大幅減輕了郵件伺服器與網路速度上的負擔。OiV的員工們廣泛地使用減少檔案大小功能來壓縮富含圖片的PDF文件，還能調整滑動條以決定圖片品質與大小的比例。再者，檢查文件功能可讓大家在呈交文件前永久移除PDF文件中已刪除的內容(即使你認為它們都已經刪除了，但其實不然)、無用的註解和書籤等。如今用戶們應對所有文件時皆顯得從容不迫，因為他們知道檔案大小再也不會超出限制範圍。

【 以集中部署降低整體成本 】

PDF文電通終端伺服器版 (TSL) 不只完全符合OiV的遠端工作環境，更可觀地降低了軟體的擁有成本。傳統上來說，每台電腦都要個別安裝並啟動軟體才能正常使用，但終端伺服器版只需要部署於伺服器上，絲毫不影響使用者的例行工作。在另一方面，IT人員們非常滿意集中部署軟體與標準化的策略，因為比起散落四處的數百台電腦，只維護幾台伺服器無疑是一大福音；使用者更可以從企業網路中任何電腦遠端存取文電通，而不是受限於授權的電腦。對此，商用資訊系統部門的主管Tihomir Stojanović 總結道：「藉著購買這套軟體(文電通)，我們找到了處理日常任務以及大量PDF文件所需的所有功能。員工們對於軟體提供的工具也非常滿意，不時傳達了正面評價。」