PDF 편집이 어려움으로 생산성이 낮음

과거에 OiV 직원들은 “옛날 방식” 으로 PDF 문서를 편집하고 있었다. 즉 PDF를 편집 가능한 형식으로 변환하여 콘텐츠를 수정한 후 다시 PDF로 변환하는 과정을 반복하였다. 처리할 문서가 적을 경우 이 방법은 허용될 수 있었으나 OiV의 지속적인 확장으로 인해 문서 수량이 늘어남에 따라 그들은 PDF 변환 속도를 높이고 전체 편집 프로세서를 개선할 수 있는 새로운 워크 플로우가 필요하다는 것을 깨달았다.

대형 첨부 파일로 인한 공간 부족 위기

OiV는 일반적으로 하루 평균 약 20개의 고객 전자 메일을 처리한다. 신속하고 효율적으로 의사 소통을 하기 위해 직원들은 고객이 쉽게 이해할 수 있도록 문서, 차트, 다이어그램 및 그림을 첨부 파일로 포함하는 경향이 있다. 그러나 보내고 받는 전자 메일의 첨부 파일 수가 증가됨에 따라 OiV의 서버와 심지어 고객의 전자 메일 서버가 거대한 압력에 감당할 수 없게 되면서 문제가 되었다. 엔지니어 Antonia Japunčić는 당시의 상황을 회상하며 “우리는 고객의 사서함 공간 부담을 효과적으로 줄이기 위해 도움말 자료의 크기를 줄여야 했다” 고 말한다.

비표준 PDF 소프트웨어의 문제점

Gaaiho PDF Sutie TSL로 전사 PDF 소프트웨어를 표준화하기 전, OiV는 여러 PDF 응용 프로그램을 사용하기 때문에 각 컴퓨터에 개별적으로 설치하고 정품 인증이 필요하므로 IT 담당자가 소프트웨어 자산 관리와 모든 사용이 사용권 계약을 준수하는지 확인하기가 어려웠다. 소프트웨어의 유지 관리가 어려움을 제외하고 관리자는 회사가 소프트웨어의 투자를 최대한 활용하지 못했다는 것에 주목했다. 대부분의 사용자는 가끔 소프트웨어를 사용하지만 여전히 라이선스를 차지하고 있다. OiV의 경우, 한 가지 확실한 것은 그들이 필요한 모든 것을 갖춘 단일 솔루션으로 PDF 소프트웨어를 표준화하고 회사의 예산 고려 사항을 충족시켜야 했다.

OiV는 2015년 말에 Gaaiho PDF Suite를 도입함으로써 문서 처리 속도가 현저하게 빨라졌다. 터미널 서버(동시 액세스 라이선스)는 IT 부서의 관리 업무 부담을 경감시켰을 뿐만 아니라 사용자가 회사 네트워크 내의 어느 컴퓨터에서나 원격으로 소프트웨어에 액세스할 수 있다.

【 변환, 편집이 쉽고 간편함 】

직원들은 Gaaiho PDF Converter 를 사용하여 신속하고 정확하게 PDF를 편집 가능한 다른 형식으로 변환할 수 있다. 독특한 일괄 변환 기능은 대량의 문서를 한 번에 처리할 수 있으며 사용자의 업무를 방해하지 않고 백그라운드에서 작업을 할 수 있다. 일괄 변환 외에도 일련의 다른 응용 프로그램을 사용할 필요 없이 기본 텍스트 및 이미지 편집을 한 곳에서 수행할 수 있다. 지금 OiV의 연구원은 Suite의 텍스트 및 이미지 편집 기능을 사용하여 PDF 문서 내의 이미지를 조정하고 텍스트를 편집함으로써 효율성을 높였으며 기존에 이 작업에 소요되었던 상당한 시간을 다른 중요한 업무에 집중할 수 있게 되었다.

【파일 크기 제어 】

필요하지 않는 데이터를 제거하고 이미지를 압축함으로써 PDF 파일의 크기를 쉽게 줄여 메일 서버와 일반 네트워크 속도에 대한 부담을 감소시켰다. OiV 직원들은 이미지가 많이 포함되어 있는 PDF를 압축하는데 파일 크기 줄이기 기능을 널리 사용하며 슬라이더 막대를 조정하여 품질과 크기의 비율을 조정할 수 있다. 또한 문서 검사 기능은 문서를 제출하기 전에 PDF 문서에서 삭제된 콘텐츠(사용자가 삭제한 콘텐츠는 영구히 삭제된 것이 아니다), 불필요한 주석, 책갈피 등을 영구히 제거할 수 있다. 지금 직원들은 파일 크기가 한계를 초과하지 않을 것이라는 것을 알고 있기 때문에 문서를 쉽게 처리할 수 있다.

【중앙 배포로 비용 절감 】

Gaaiho PDF Suite Terminal Services License (TSL) 는 OiV의 원격 기반 인프라에 적합할 뿐만 아니라 총 소유 비용을 크게 절감했다. 전통적으로는 각 컴퓨터에 소프트웨어를 개별적으로 설치하고 활성화해야 사용할 수 있지만 터미널 서버 라이선스는 모든 단일 데스크톱이 아닌 서버에만 설치하므로 사용자의 일상적인 업무에 영향을 미치지 않는다. 또한 중앙 집중식 배포는 지금 바로 유지 관리해야 하는 모든 것이 단 몇 대의 컴퓨터에 불과하므로 IT 부서의 업무를 보다 쉽게 수행할 수 있도록 한다. 사용자는 인증된 컴퓨터에 제한되는 것이 아니라 기업 네트워크 내의 모든 단말기에서 원격으로 Suite에 액세스할 수 있다. 정보 시스템 부서의 부장 Tihomir Stojanović 는 “이 소프트웨어(Gaaiho)를 도입함으로써 우리는 대량의 PDF 문서로 일상 업무를 수행하는데 필요한 모든 기능을 찾았다”며 “직원들은 프로그램이 제공하는 도구에 대해 매우 만족하고 긍정적인 의견을 표명하고 있다” 고 말한다.