如同全球各地頂尖的研究機構，中央研究院日益增長的研究項目產生了大量資料。由於PDF不僅能確保檔案在不同裝置、作業系統呈現一致的格式，更能減少檔案大小而節省儲存空間，明顯成為院內資料歸檔與管理的首選格式。然而，IT人員也很快的意識到他們需要嶄新的方式建立PDF檔案，而非沿用傳統方案。 「原本的操作是先將HTML轉存為PDF，再合併這些PDF為一份文件。」中央研究院資訊服務處資訊專員Allen說道。 「以前是因為檔案類型較少，但現在這樣的操作方式卻顯得非常沒有效率。我們在尋找解決方案時，就找到了PDF文電通。」

中央研究院需要解決的困難為：

• 1. 每日需要轉換大量的檔案為符合ISO標準的PDF。
• 2. 能夠自動執行並轉換PDF。
• 3. 縮小產生的PDF檔案以節省儲存空間。
• 4. 降低軟體的維護與管理費用。

PDF文電通伺服器為棣南的高階PDF轉換工具，能夠轉換大量的檔案為符合ISO標準的PDF。除了具有豐富完善的轉換設定，管理員還可以輕鬆為組織所有的連線與轉換作業把關。PDF文電通伺服器擁有三大易於使用的特色：

簡易、直觀的轉換設計。從用戶端連線到伺服器後，便能以操作Driver的方式轉換檔案為PDF

強大的自動化轉換工具。將監看資料夾內所有的檔案自動轉換為PDF，並從四個「狀態資料夾」檢視轉換結果

PDF文電通伺服器是唯一支援整合的解決方案，能以超乎想像的速度將巨量資料轉換為符合標準的PDF檔案

中央研究院內有超過1000位的研究員、管理人員和教育工作者需要PDF的轉換功能，但為每一位使用者都購買授權不僅會導致高昂的前置成本，長期下來也增加了維護與管理的難度。況且部分使用者更只需要在某時期用到該功能，使得傳統授權方式無法達到合理的成本效益。因此院方認為，集中在伺服器進行轉換與合併才是最切時宜的解決方案，如同Allen所說的一樣：「PDF文電通伺服器除了支援多種檔案格式的轉換，還可以直接合併為一個PDF。」現在，使用者只要將檔案傳送至轉換中心，便能迅速取得PDF檔案；而IT人員只需定點維護2台伺服器即可完成工作，而不必同時照顧院內各學院、部門多達1000多台的電腦，大幅簡化管理作業以及維護時間。

從各單位傳送到電算中心的檔案每月高達1000個左右，再考慮數量和既有資源的合理分配，IT團隊希望維護所需的人力能越少越好。而中心的內部分析更指出，大多數的檔案是學術研究的專案文件，其包含了個人資訊以及大量的圖表和影像。因此，自動調整檔案大小成為工作流程中的重要關鍵。

透過PDF文電通伺服器調整影像壓縮比的功能，使用者在轉換前就能先決定檔案輸出的大小。對系統管理員而言，PDF文電通伺服器能夠自動管理大量文件，讓他們只需偶爾檢查工作狀態即可，並將時間與精力花在其他任務上。值得一提的是，PDF文電通伺服器提供精準迅速的轉換能力，減少了耗費在校對的時間，就像Allen指出的一般： 「文電通提高了轉換的精準度，為我們省下大量校對的時間。」

現在，中央研究院已經全面使用PDF文電通伺服器，並以精準迅速的效能持續為院方建立符合標準的PDF檔案。研究機構也藉此分享、儲存與維護大量電子文件，為重要研究計劃以及國內高等教育不斷做出貢獻。值得一提的是，中央研究院特別滿意PDF文電通伺服器易於部署的特色與物超所值的價格，正如Allen為本次產品整合所下的總結：「PDF文電通伺服器集中部署的特色不僅讓IT人員更容易維護與管理，也明顯的減少整體的採購成本。」