세계에서 가장 규모가 크고 가장 성공적인 전력 공급장치 회사들 중 하나로서 Artesyn은 PDF의 주석 처리와 뛰어난 보안 기능을 이미 인정하고 있으며 내부 대용량 문서 워크플로에 PDF를 통합한 회사입니다. Artesyn은 처음에는 Adobe® Acrobat®를 선택하여 사용하였지만 비즈니스 확장과 사용자 수가 증가함에 따라 높은 가격과 엄격한 라이선스 조건이 더 이상 수요 증가에 대처할 수 없다는 것을 깨달았습니다. Artesyn의 IT 관리자 Nelson는 “그 당시 우리는 Acrobat를 사용했던 모든 사용자가 쉽게 전환할 수 있는 솔루션을 찾아야 했습니다.” 라고 회상했습니다. “네트워크에서 PDF 솔루션을 많이 찾을 수 있지만 엄격한 테스트와 세심한 비교를 진행한 후 저희 IT 팀은 Gaaiho PDF가 최선의 선택이라고 동의했습니다.”

Gaaiho PDF를 몇 년 사용한 후, 최근 대규모 시스템 업그레이드 계획은 Gaaiho PDF Suite의 최신 버전을 평가하기로 Artesyn을 자극했습니다. 심사 과정을 걸친 후, IT 팀은 Gaaiho PDF Suite 새 버전의 UI 디자인과 기타 핵심 기능에 대한 개선 사항을 인정하고 홍콩, 필리핀, 중국 등 6 곳의 사무실, 1000개 이상의 라이선스에 전면적으로 업그레이드하기로 결정했습니다.

배포 이후, Artesyn은 전기 회로 다이어그램에 주석 달기, 보안 문서에 서명하기 등 일상적 작업에서 모두 Gaaiho PDF를 떠날 수 없습니다. 조직 내의 여러 부서 중에서 Gaaiho PDF를 통해 작업 효율을 향상시킨 연구 개발, 구매/판매 및 문서 관리 세 개의 부서를 선택했습니다.

• • 주요 업무: 전기 회로 다이어그램 설계
• • 사용되는 기능: 주석, 서명, 파일 변환

분산 전력 애플리케이션 산업 리더로 널리 인정을 받고 있는 Artesyn은 AC-DC, DC-DC, 프로세스 용의 비절연 메모리 전력 및 전압 조절기 모듈(VRM) 등 광범위한 전원 제품을 생산합니다. 이러한 제품의 품질을 보장하는 원점은 정밀도와 공동 작업을 강조하는 연구 개발 부서가 있기 때문입니다. Gaaiho PDF Suite의 주석 도구와 사용자 지정 빠른 실행 도구 모음을 사용하여 엔지니어는 신속히 회로 다이어그램에 마크업을 작성하고 주석을 추가할 수 있으며 무엇보다 각 마크업은 주석 작성자와 주석이 만들어진 날짜 등 중요한 정보가 포함되어 있습니다. “우리는 PDF 주석을 널리 사용하고 있습니다. 사용자 지정 빠른 실행 도구 모음은 자주 사용하는 기능을 즉시 수행할 수 있도록 합니다.” 라고 IT엔지니어Sam가 말했습니다. “또한 다른 팀이 먼저 첫 눈에 상황을 파악할 수 있도록 하기 위해 워터마크를 사용하여 문서의 상태를 구별합니다.”

편집 및 검토를 완료한 후, 엔지니어링 담당자는 최종 초안에 전자 서명하고 검토 프로세스 계층에 제출합니다. 각 계층의 관리자는 디자인 시트를 승인 및 서명한 후, 다음 계층에 전달합니다. 여러 계층의 엄격한 심사를 걸쳐 제품이 회사의 각 기준을 만족하도록 보장합니다. 이러한 부문간의 공동 작업 메커니즘에서 전자 서명은 속도가 빠르고 용지를 필요로 하지 않는 이점을 가지므로 Artesyn가 원하는 기능이었습니다.

• • 주요 업무: 문서 처리 및 내용 검토
• • 사용되는 기능: PDF 편집 및 작성, PDF를 다른 형식으로 변환

제조 업무에서 문서에 사람의 실수가 발생했을 때 제한된 시간 내에 내용을 수정해야 합니다. 파일을 편집 가능한 PDF로 변환할 수 있다면 작업 효율을 크게 향상할 수 있습니다. 예를 들어, 과거에 PDF 형식의 공급 계약을 수정할 때, 외부 공급 업체로부터의 문서이기 때문에 조달 직원은 Word에 다시 입력하여 수정해야 합니다. 하지만 지금은 PDF를 Word로 변환하여 편리하게 편집할 수 있으므로 많은 시간을 소비할 필요가 없습니다.

다른 형식으로 일괄 변환하는 외에도, Gaaiho PDF는 뛰어난 속도로 파일을 PDF로 인쇄할 수 있습니다. Artesyn는 200여명 이상의 PDF 활성화 유저가 있으며 계약, 견적, 주문, CAD 도면 및 각종 데이터 테이블 등 매일 약 2,000 문서를 생성합니다.  “나는 정기적으로 매일 10가지 유형의 문서를 처리합니다. 일부는 PDF로 변환해야 하고 일부는 PDF를 다른 형식으로 변환해야 합니다. 그리고 많은 사람들이 제출하기 전에 수정해야 합니다.” 라고 구매 부서 매니저 Anna가 말했습니다. “Gaaiho PDF는 이러한 작업을 쉽고 빠르게 수행하도록 합니다. 완전히 저희 기대와 일치합니다.” 라고 덧붙였습니다.

• • 주요 업무: 보관 전에 문서 검사 및 PDF 변환
• • 사용되는 기능: 일괄 변환 및 문서 검사

PDF는 강화된 보안, 원래의 파일 포맷을 유지하고 파일 크기를 감소하는 특성이 있으므로 Artesyn는 PDF를 전자 문서 보관의 표준 형식으로 사용하고 있습니다. 각 부서에서는 매일 대량의 파일이 생성됩니다. 내부 문서가 계층 검토 프로세스를 통과할 때 문서 관리 부서는 검사 및 보관을 위해 사본을 받게 됩니다. 매일 문서 관리 팀은 서식, 매개 변수, 페이지 번호 및 숨겨진 메타 데이터 등 항목을 보관 지침에 따라 확인하고 PDF 변환한 후 시스템에 업로드 할 수 있습니다. “PDF 파일로 문서를 보관함으로써 원래의 형식을 유지할 수 있습니다.”라고 문서관리 부서의 행정 관리자 Karen이 말했습니다. “또한 Gaaiho PDF는 불필요한 정보를 제거하고 PDF로 일괄 변환할 수 있으므로 보관 프로세스를 가속화하고 작업 부하를 감소했습니다.”

Gaaiho PDF에 투자함에 따라 Artesyn는 비용을 절감하고， 작업 효율을 향상시켰을 뿐만 아니라 Gaaiho PDF의 직관적인 사용자 인터페이스를 통해 상당한 시간과 정력이 감소되었습니다.일반적으로 다수의 기업이 새로운 소프트웨어를 도입할 때 자주 IT 부서가 트레이닝 세션을 열고 기술 지원을 제공해야 하는 과도 기간이 필요합니다.하지만 Gaaiho PDF의 UI， 논리적인 기능 분류， 직관적인 기호를 통해 직원은 즉시 소프트웨어를 사용할 수 있습니다. “Gaaiho PDF는 모든 종류의 작업을 할 때 필요로 하는 기능을 가지고 있습니다.이는 저희 예산 문제를 해결하고 생산성을 향상하는데 중요한 부분이 되었습니다.” 라고 Nelson는 강조했습니다.